Приказ о сроках хранения документов в архиве

Какой срок хранения документов в архиве организации?

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:

  • созданные до 2003 года
  • созданные с 01.01.2003

Эти сроки, в частности, касаются:

  • личных дел работников;
  • приказов по личному составу;
  • трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

Бухгалтерия и налоги

Постоянно (пока фирма существует)

Отчетность в ФСС:

Постоянно (пока фирма существует)

Отчетность в ПФР:

  • сведения персучета

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

Бухгалтерская первичка и регистры

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Читайте так же:  Льготы бюджетникам коммунальные услуги

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Сроки хранения документов медицинских учреждений

В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также следующими перечнями типовых архивных документов:

  1. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558;
  2. Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182;

Данные Перечни охватывают виды и разновидности документов, образующихся во всех отраслевых системах, безотносительно к их хозяйственной специфике, т.е. вопросы управления, кадры, труд, финансирование и тд.

Также считается действующим Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения, утвержденным приказом № 493 от 30 мая 1974 года.

Сроки хранения для медицинских документов, не упомянутых в Перечнях, устанавливаются иными законодательными актами РФ и представлены в таблице.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Читайте так же:  Льготы пенсионерам по старости в 2019 году в волгограде

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Сроки хранения документов в организации в 2019 году: таблица

Документы в организации помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их типа и вида. Скачайте таблицу нормативных сроков хранения документов в организации в 2019 году: бухгалтерских, первичных и кадровых.

Сроки хранения документов в организации в 2019 году

Порядок хранения документов в организации установлен Законом «О бухгалтерском учете», Налоговым кодексом РФ и другими законодательными нормами. В 2019 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 с изменениями на 16.02.2016 г.

Важно! Документы на контрагентов — отчет о должной осмотрительности, результаты мониторинга и прочие — создайте за пять дней до сделки и храните, как обычные учетные документы.

Сформировать все отчеты по поставщикам за один клик можно в сервисе «РНК: Проверка контрагентов».

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2019 году

Федеральный закон от 18.06.17 г. № 127-ФЗ «О внесении изменений…» дополнил новой статьей о сроках хранения документов по личному составу закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. В этой статье закона документы по личному составу (отражающие процесс трудовых отношений в организациях между работниками и работодателями) должны храниться 75 или 50 лет. Это изменение действительно и в 2019 году:

  • 75 лет – срок хранения документов, завершенных делопроизводством до 1 января 2003 года;
  • 50 лет – срок хранения документов, завершенных делопроизводством после 1 января 2003 года.
Читайте так же:  Как красиво оформить письмо для любимого

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации: перечень 2019 года

Для большинства документов бухгалтерского учета и отчетности установлен срок хранения – 5 лет. Но также, определены меньшие сроки хранения – 1 год (месячная отчетность), 3 года (квартальные отчеты о платежах и поступлениях валюты), 4 года (счета-фактуры).

Некоторые бухгалтерские документы предусмотрено хранить очень долго – 10 лет (документы по продаже движимого имущества), 15 лет (судебные предписания, акты, иски), 25 лет. Кроме того, многие виды документов подлежат постоянному хранению.

Сервис. Электронные и бумажные документы

Выберите название документа. Вы узнаете, надо ли его распечатывать и сколько лет хранить.

Сроки хранения типовых архивных документов организации

Перечень типовых документов, генерируемых в процессе деятельности организации (согласно Приказу министерства культуры от 25.08.2010 г. № 558), можно рассмотреть в следующей таблице (рассмотрим все типы, и, для примера, некоторые виды, с указанием сроков хранения):

Таблица. Документы организации со сроками хранения

Типы документов

Виды документов

Сроки хранения

1. Документы руководства

а) по основной деятельности

б) по личному составу (по приему, переводе, увольнению; изменению фамилии; награждению; оплате труда; по всем видам социальных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы; по длительным командировкам и др.

в) по административно-хозяйственным вопросам

(или 50 л., если сданы в архив после 1 января 2003 г.)

2. Планирование деятельности

3. Финансирование деятельности

Договора, справки об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских лицевых счетов

Договоры банковского счета

4. Бухгалтерский учет и отчетность. Статистический учет и отчетность

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

Первичные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты и др.)

5. Экономические, научные, культурные и иные связи

Программы, планы, отчеты об инновационной деятельности

6. Информационное обслуживание

Документы об информационной деятельности, маркетинге

7. Трудовые отношения

Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий

8. Кадровое обеспечение

Приказы о командировании работников

9. Материально-техническое обеспечение деятельности

10. Административно-хозяйственные вопросы

11. Социально-бытовые вопросы. Социальное страхование

12. Деятельность первичных профсоюзных организаций

Ведомости учета членских взносов и пожертвований

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Ваши коллеги сейчас читают:

Подпишитесь на нас Вконтакте

© 2011–2018 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Российский Налоговый Курьер» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2015

Другие статьи:

  • Когда издается приказ об должностных инструкциях Образец приказа об утверждении должностной инструкции Приказ об утверждении должностной инструкции - образец этого документа разрабатывается и используется в организации, где было принято решение ввести должностные инструкции для единиц, упомянутых в штатном […]
  • Подарок это гражданский кодекс Взятка или подарок Подборка наиболее важных документов по запросу Взятка или подарок (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Нормативные акты: Взятка или подарок Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Взятка или […]
  • Учебные пособия литература по менеджменту Учебники по менеджменту Учебники по менеджменту: скачивайте полные тексты без регистрации. Вы можете скачать без регистрации полные тексты учебников, учебных пособий, курсов лекций. Вы можете также читать учебники онлайн. По этим учебникам вы можете изучать […]
  • Как оформить витрину акция Как оформить витрину акция Оформление витрин и торговых площадей для ООО «Zarina» для акции: «Распродажа осенне-зимней коллекции 2005-2006» Цель: Адаптировать идею рекламной кампании для оформления витрин и торговых залов. Задача: Разработать дизайн […]
  • Приказ минэнерго от 24032003 г 115 Приказ на ответственного за газовое хозяйство образец скачать бесплатно Приказ на ответственного за газовое хозяйство предприятии представлять руководству предприятия предложения о премировании работников, занятых эксплуатацией газового хозяйства […]
  • Налог на имущество организаций в бюджет Налог на имущество организаций Налоги и налоговая система Налоговый кодекс Российской Федерации Налог на имущество организаций Налог на имущество организаций является ключевым налогом в системе имущественного налогообложения организаций. Его можно […]
  • Транспортный налог инвалид с детства Начисляется ли транспортный налог для инвалидов 2 группы При уплате транспортного налога есть исключения, некоторые особые категории: они не выплачивают его вообще, либо имеют существенные льготы. Содержание Для инвалидов второй группы данный налог максимально […]